翻译项目译前管理：从项目创建到任务分配的全流程指南

Hi，你好呀，我是May。

作为项目经理，在管理翻译与本地化项目时，我们对于项目译前处理的需求可能有：

我需要有一个项目呀~ —— 好，译前需要创建一个项目；
我需要收到需求方的源文档，并分析需求方的需求，看看哪些要翻译，哪些不要翻译呀~ —— 好，译前需要按照需求方的要求导入翻译文档；

但是不同领域其实关注的源文档是不同的，比如应用程序本地化时，源文档多见 XML 文档；比如游戏本地化时，源文档多见多语言的 Excel 文档。
我需要在翻译的时候提高翻译效率呀，用什么提高呢？——译前借助记忆库和机器翻译。好，那就给项目关联记忆库，同时设置基于记忆库和机器翻译预翻译；
我需要在翻译的时候监控项目质量呀？怎么提高和监控翻译质量呢？——咦，术语是常出现的错误类别，所以我要使用术语库。此外，既然要监控翻译质量，必须要有一个质量保证的功能，实时检查QA。所以，要设置 QA 规则。
我需要译员和审校在项目中翻译和审校呀~ —— 是的，所以需要把用户加入项目，这样他们可以在线实时协作。
我大概还需要统计一下项目要翻译的字数，这样才可以基于翻译字数考虑怎么样进行任务分配，以及设置交付日期呀~ ——所以，还需要进行字数分析和任务分配。
等~

当然还有一些其他的需求，我们回头再慢慢分析~~

那，如果翻译需求是如上所述，那么，很简单~可以按照以下流程进行项目译前管理：

1. 创建在线项目

1.1 创建在线项目

Step 1：在 ① 连接至服务器后 -> 点击 ② “新建项目”的下拉菜单 -> 选择”新在线项目”；

Step 2：在”新的 memoQ 项目“ 窗口下，输入项目名称，设置项目的关键词信息，如项目、领域、主题和需求方等 -> 点击”下一步”。

Step 3：设置项目语言：

可以在”源语言”的下拉菜单选择项目源语言，
在下方”过滤器列表”中双击目标语言，即可选择目标语言。

memoQ 支持多语言项目，因此目标语言可以多选。

源语言目前只支持一次选择一种源语言。

然后点击”下一步”。

Step 4：设置工作流选项。默认情况下，”工作流选项” 这里可以直接默认，无需做设置。但你可以根据自己的情况，更改工作流选项：

① 是否默认开启跟踪更改。

memoQ 可以像 word 一样，翻译的过程开启跟踪更改。

默认关闭/默认开启：
表示译员/审校在翻译时，跟踪更改功能默认是关闭/开启的。但是译员/审校也可以手动选择开启/关闭。

关闭/开启：
表示译员/审校在翻译时，跟踪更改功能一直是关闭/开启的，且不可更改。

② 设置是否允许译审同步。
默认是勾选，即开启译审同步。
③ 设置 QA 措施。
默认情况下，如果存在 QA 错误，用户无法交付译文。

如有 QA 错误，用户无法交付文档是什么意思？

memoQ 中可以借助 QA（Quality Assurance，质量保证），在翻译的过程中实时自动检查低级翻译问题。如：术语不一致、数字错误、标点错误等。

还可以将这些低级问题根据严重性分为警告级别和错误级别。

如果问题不大？
——警告级别提醒。

即使存在该问题，译员仍然可以交付。

如果犯了致命错误？
——错误级别提醒。

一旦存在该问题，译员无法交付。

④ 设置保密措施，即是否允许译员使用MT、TM和TB等在线插件。
默认情况下禁用。

关于保密措施的说明：

不论是使用在线机器翻译还是使用在线TM或者TB等插件，都意味着：自己的数据要先外发给机器翻译或者TM或者TB插件的供应商。这里存在数据外发的过程。

memoQ 严格遵循 GDPR 法规，会提醒用户该风险。

Step 5：设置签出和沟通选项。默认情况下，这里可以也直接默认，无需做设置。但你可以根据自己的情况，更改签出和沟通选项：

“签出”是什么意思？

可以理解为，在你的需求方端 memoQ 处理在线项目，如：翻译编辑、运行 QA、或者锁定句段等操作，就需要把在线的项目”下载”（即签出）到本地，进行处理。

处理完成后，再”同步”（即上传）到在线项目中。

① 资源签出选项：可以设置是否在签出时，把在线记忆库和术语库一起签出到本地。

在进行项目管理时，可能存在一个风险：网路连接问题。为了防止网络或者服务器出现问题时，不影响项目运行，memoQ 提供了一种防控风险的方式。这样的话，如果把记忆库和术语库签出到本地，即使网络出现问题，还可以使用线上的记忆库和术语库资源。

但是使用签出 TM 和 TB 就意味着允许译员将线上的记忆库和术语库下载到用户本地，用户可以导出。所以，建议该功能只对内部译员开启，或者默认不开启。

- ② 文档选项：可以设置在签出时，是否允许用户：

合并和分割句段：
勾选”用户可以合并和分割句段”选项，用户可以进行句段分割和合并，即可以将一个句子分割为多个句子，也可以将多个句子合并为一个句子。
导出最终译文：
勾选”在本地文档副本中包括最终导出的纲要”选项，用户可以导出最终译文。
实时预览：
勾选”在本地文档副本中包括预览文件”选项，用户可以实时预览。

③ 沟通选项：可以设置在签出时，是否允许用户实时沟通。

记得勾选 ④ “在创建完项目后打开项目”，这样就可以项目创建完成后自动打开项目了。否则，需要手动再打开项目。

项目创建方式设置完成后，点击“完成”即可完成项目创建。

点击”完成”后，如果勾选了上图 ④ “在创建完项目后打开项目”，项目会自动打开。这样就成功创建了一个项目。

1.2 启动项目

创建完成项目之后，点击“启动项目”，即可。

但这时，项目是空项目，还没有记忆库、术语库、人员、机器翻译这些设置。

所以需要PM继续创建项目资源和设置项目人员。

2. 设置项目资源

2.1 使用在线翻译记忆库

翻译记忆技术，基本格式是TMX格式，帮助我们实现重复的内容不做二次翻译。

我们既然要在翻译的过程中使用”翻译记忆库”来提高我们的翻译质量，当然前提：要有翻译记忆库！

2.1.1 没有记忆库？——创建在线翻译记忆库

你可以，点击”项目主页”左侧的”翻译记忆库”，为项目设置记忆库：

如果服务器中没有可用的记忆库，那你需要先新建记忆库：

Step 1：在“翻译记忆库”页面 -> 点击菜单栏中的”新建/使用新的” -> 弹出”新翻译记忆库”窗口，

Step 2：① 输入记忆库名称，即可点击”确定”，创建在线记忆库。

这里的设置无特殊需求，默认即可。当然，你可以根据自己的需求更改②③④⑤的设置~

2.1.2 有记忆库？——直接应用该记忆库至项目

如果服务器中已经有了可用的记忆库，那你可以无需新建记忆库，直接设置即可：

Step 1：在“翻译记忆库”页面 -> 勾选需要使用的记忆库 ->

Step 2：分别设置哪个库是工作记忆库、哪个库是主记忆库、哪几个库是参考库 ->

Step 3：然后点击左上方的橘黄渐变的小对号，应用更改即可。

如果橘黄渐变的小对号变为绿色渐变的小对号，表示设置成功啦！

2.2 使用在线术语库

2.2.1 没有术语库？——创建在线术语库

你可以，点击”项目主页”左侧的”术语库”，为项目设置术语库：

如果服务器中没有可用的记忆库，那你需要先新建术语库：

Step 1：在“术语库”页面 -> 点击菜单栏中的”新建/使用新的” -> 弹出”新术语库”窗口，

Step 2：① 输入记忆库名称，即可点击”确定”，创建在线术语库。

这里的设置无特殊需求，默认即可。

2.2.2 有术语库？——直接应用该术语库至项目

如果服务器中已经有了可用的术语库，那你可以无需新建术语库，直接设置即可：

Step 1：在“术语库”页面 -> 勾选需要使用的术语库 ->

Step 2：分别设置哪个库是目标术语库，各个术语库使用时的术语优先级 ->

Step 3：然后点击左上方的橘黄渐变的小对号，应用更改即可。

如果橘黄渐变的小对号变为绿色渐变的小对号，表示设置成功啦！

3. 创建和设置项目的轻资源

为了帮助提高翻译质量和翻译效率，memoQ 中还为 PM 提供了轻资源的使用渠道。

你可以点击”项目主页”左侧的”设置”，查看项目的轻资源。

如果要设置轻资源，你可以在需要设置的轻资源下 -> 新建资源 -> 编辑资源 -> 勾选该资源，即可为项目设置轻资源。

3.1 memoQ 中的轻资源

memoQ 中的轻资源包括：

轻资源	介绍
断句规则	在这里设置断句规则，也就是导入原文时句子断开的方式。不同语言有不同的断句规则。memoQ 自带不同语种的默认断句规则设置，也可以新建并自定义。
QA 设置	在这里设置QA 设置规则，也就是 memoQ 如何自动检查译文的低级错误，比如术语不一致、数字不一致、标点不是按照目标语言标准来的，等等。借助 QA 设置，可以实现译中检查低级错误，译后运行质量保证，从而提高翻译质量。memoQ 提供默认QA设置，也可以新建并自定义。
TM 设置	在这里设置TM 设置规则，也就是记忆库模糊匹配的方式。memoQ 自带默认TM 设置规则，也可以新建并自定义。
语料库设置	在这里设置语料库设置规则，也就是语料库模糊匹配的方式。memoQ 自带默认语料库设置规则，也可以新建并自定义语料库设置规则。
自动翻译规则设置	在这里设置自动翻译规则，实现部分内容的自动转换，比如自动将摄氏度翻译为华氏度，自动将中文的”年-月=日”，翻译为mm/dd/yyyy，从而提高翻译质量。无默认设置。
忽略列表	在这里设置忽略列表，即哪些词需要忽略拼写错误，比如memoQ这样的品牌名称。无默认设置。
非译元素	在这里设置非译元素，即哪某些词不翻译，比如 Windows，App，Android等，从而提高翻译质量。无默认设置。
导出路径规则	在这里设置导出路径规则，即默认情况下，译文在导出时的存储位置。memoQ 自带默认导出路径规则，也可以新建并自定义。
LQA 规则	在这里配置LQA规则，即译中如何给译员的译文进行打分，从而评估翻译质量。无默认设置。
字体替代规则	在这里配置字体替代规则，即可以将导出的目标语字体替换成对应语种常用字体。
MT 设置	在这里配置机器翻译引擎，从而在项目使用机器翻译。在这里配置LQA规则，即译中如何给译员的译文进行打分，从而评估翻译质量。无默认设置。

3.2 PM 常用译前轻资源设置

在译前设置时，我推荐常用的轻资源：

修改 QA 规则 —— 目的是为了译中质量检查啦~
设置机器翻译 —— 目的是方便使用机翻啦~

3.2.1 修改 QA 规则

在翻译过程中，memoQ 为什么能在翻译的过程进行实时质量检查，就是基于 QA 规则（质量保证规则）来的。

关于 QA 的描述，详见：避免翻译陷阱：如何识别和消除低级错误，确保翻译忠实、精确、通顺

那什么是质量保证呢？

翻译质量保证是一个全面的工具，当译员在CAT中进行翻译时，工具可以自动检测译员犯的错误。

比如源句段和目标句段之间的标点符号不一致、译文中有多余或缺失的数字、译文中有缺失或多余的行内标签、标签顺序不一致、或缺失术语等，也可以是：首字母没有大写、或目标句段末有多余空格等等。

QA 可以自动检查“低级错误”并实时提示，将“低级错误”消除在翻译阶段。

项目经理可以：在“项目主页” -> ① 设置 -> ② QA 规则 -> ③ 查看默认的QA设置。

memoQ 提供默认QA设置，默认的 Default 资源无法修改。

同事，PM 也可以自定义 QA 规则，只需要：

Step 1：点击 ④”新建/使用新的” -> 弹出 “新建 QA 选项设置” 窗口 -> ⑤ 输入 QA 名称，点击”确定”。

Step 2：选择新建的 QA 设置 -> 点击“编辑”，即可弹出“编辑 QA 设置”窗口，这时，你就可以根据项目质量要求，修改 QA 内容。

Step 3：修改 QA 范围和严重级别后，点击“确定”即可

自定义QA的范围，如：

句段和术语：检查术语、格式和句段长度。
一致性：检查整个句段的一致性，以及与翻译记忆匹配的一致性。
您还可以检查源文本中跟踪更改是否应用于目标文本。
数字：检查目标句段中是否包含源文本中的数字。
标点符号：检查目标句段中标点符号和引号是否按目标语言的要求使用。
空格、大写字母、字符：检查是否正确使用了空格和大写字母以及禁用字符。
行内标签：检查行内标签是否已复制到译文中，并且标记对格式格式是正确的。
长度：检查以字符或像素为单位的译文句段长度，或者基于文档注释内容设置字符限制。
正则表达式：使用正则表达式问题。

自定义QA的严重级别，如

如果问题不大？
——警告级别提醒；
如果犯了致命错误？
——错误级别提醒。

Step 4：应用编辑后的在线项目的QA规则即可。

3.2.2 设置机器翻译引擎

如果在翻译的过程中需要使用机器翻译，可以这样设置机器翻译引擎：

关于机器翻译的设置，详见：机器翻译在CAT中的应用

- Step 1：在“项目主页” -> 设置 -> MT 设置 -> 选择 ① 新建一个 MT 资源
- Step 2：编辑 ② 已经创建好的这个 MT
- Step 3：③ 勾选需要使用的机器翻译引擎 → 点击 ④ 设置 → ⑤ 输入 MT 账号信息，”登录” 成功后 → → 点击”OK”即可。
  
  注意事项：在 ⑤ 这里，根据选择的机器翻译不同，登录方式可能会不同。比如，

使用小牛翻译的话，就需要登录用户名/邮箱地址和密码；
使用 DeepL 或者 Google 的话，就需要使用 API 密钥。

Step 4：”我”怎么知道 MT 是否设置成功了呢？——等导入项目后，打开任意一篇文档，如果右侧的翻译结果有 MT 结果，机翻设置就是成功的。

这里要先签出项目才可以。所以这一步的测试可以放在后面。

4. 导入翻译文档

既然要做翻译，当然需要把翻译文档导入至项目。目前只要是可编辑的文档，memoQ都支持导入进行翻译！

只是要根据源文档的需求不同，可以自定义导入内容，也就是说，”我可以选择哪些内容要导入，哪些内容不导入。”

不同领域的不同格式文档，处理起来有所不同。比如，

游戏领域常用多语言 Excel 文档；
技术文档常用 XML 文档。

我写过很多的相关文章了：

游戏本地化时，如何翻译多语言的Excel文档

游戏本地化中常用字符串和正则表达式推荐

游戏本地化时，如何基于Key ID或注释筛选句段并锁定句段？

转载：游戏本地化需要关注的七大挑战丨舜禹技术派

游戏本地化深度指南：如何高效翻译与处理多语言PO文件

游戏本地化时，如何导入PO文件的注释？

JSON 文件如何进行翻译与本地化

探秘游戏本地化，解锁和翻译vdf格式文档

当本地化遇上代码：游戏本地化中的JS文档解密指南

XML文档本地化指南：从基础到高阶的翻译与处理技巧

总结起来，可以分两种文档导入方式：

直接导入；
自定义导入。

4.1 直接导入翻译文档

大部分文档默认情况下无需额外设置，可以直接导入：

方法一：

Step 1：在 菜单栏 -> 在线项目 -> 导入 下，选择“导入“；

Step 2：选择要导入的文档 -> 点击”打开”；

Step 3：等待文档导入完成；

Step 4：文档导入成功。

方法二：直接拖拽文件至项目主页 -> 翻译 页面下，即可。

4.2 自定义文档导入方式

memoQ 支持自定义导入文本。比如：

对于多语言 Excel 文档，可以自定义不同列的意义；
对于多语言 XML 文档，可以自定义 XPATH；
对于含字符串或者 HTML 样式的文档，可以自定义标签；
等。

如果需要自定义导入，只需要：

Step 1：在 菜单栏 -> 在线项目 -> 导入 下，选择“选择性导入“；

Step 2：选择要导入的文档 -> 点击”打开” -> 弹出”文档导入选项”窗口；

Step 3：在”文档导入选项”窗口，点击”更改过滤器和配置”，即可自定义导入。

不同的文档自定义的内容可以不同。

怎么判断文档需要直接导入还是自定义导入呢？

——那就直接导入，然后打开文档，看一下导入的内容是否符合你的要求。如果不符合，说明需要自定义。

5. 进行预翻译

在进行翻译时，为了提高效率，“对于已翻译过的内容，我们通常会用“预翻译”，让 memoQ 自动翻译和填充我已经翻译过得译文，实现”重复的句段只翻译一次。“

——其实就是借助机器翻译（MT）和记忆库（TM）对已翻译过的内容进行预翻译。

关于预翻译，详见：解密预翻译的奥秘与技巧，提升翻译效率！

5.1 预翻译前检查

既然要用记忆库，必须要确保这个项目已经关联了记忆库。

可以：打开项目 -> 在”项目主页” -> “翻译记忆库” 页面，检查项目关联的记忆库。

如果发现这里没有需要的库，可以手动再关联。

既然要用机器翻译，必须要确保这个项目已经设置了机器翻译资源。

可以：打开项目 -> 在”项目主页” -> “设置” -> “机器翻译”页面，检查和设置需要使用的机器翻译。

5.2 进行预翻译

如果记忆库和机器翻译都没问题，可以直接进行预翻译：

Step 1：选择”准备” -> “预翻译” -> 弹出预翻译和统计窗口；

Step 2：在“范围和查找”窗口，选择预翻译的范围，设置预翻译条件

① 可以选择对哪些文档进行预翻译，比如对整个文档预翻译，还是选中的文档进行预翻译？
② 可以设置预翻译时，要使用的记忆库和语料库。
③ 可以设置预翻译时，要使用哪个机器翻译。

比如，在这个案例中，我希望对整个项目进行预翻译；只帮我把和记忆库中精确匹配的句段进行预翻译即可；如果没有匹配的话，帮我使用小牛机器翻译进行预翻译。

Step 3：在“确认和锁定”窗口，设置预翻译后的句段状态：是否确认句段，确认为什么状态，以及是否锁定句段。

① 是否确认句段
② 预翻译后的句段状态
③ 是否锁定句段

比如，在这个案例中，我希望把和记忆库中精确匹配的句段，预翻译后变为译员已确认，但是不要锁定。

Step 4：在“版本”窗口，设置预翻译前后是否创建快照。

快照是什么呢？

——可以理解为副本文件或者备份文件。我们在进行项目管理或翻译时，会有很多操作，像锁定啊、预翻译啊等等的。为了防止操作前后有问题，memoQ 提供了一个”快照”功能，这样即使操作有误，我还可以通过这个快照，还原到之前的操作。

比如，在这个案例中，我希望

① 在预翻译前创建一个备份；
② 在预翻译后创建一个备份。

预翻译时，默认不创建快照。

Step 5：在“统计”窗口，设置预翻译后是否进行统计

默认会统计，但是我一般不选择统计。我一般会在预翻译前进行统计。详见如何在memoQ中创建本地项目一文中的 2.4 进行项目分析。

然后，预翻译就完成啦！我们发现：

① 确实把精确匹配的句段进行预翻译，并确认了；
② 确实基于机器翻译进行预翻译了。

6. 进行字数统计

既然做项目管理，我至少要知道我们的工作量呀~

所以，在正式处理项目前，可以进行字数统计：

详见：memoQ中如何统计翻译字数？

Step 1：选中要分析的项目，在菜单栏的”文档”中，点击”统计”。

Step 2：设置统计范围和分析条件，点击”计算”：

① 选择统计范围，以及是否显示每个文件的分析结果；
② 选择统计类型，是否要显示统计，是否包含译文统计，是否统计状态报告；
③ 选择字数统计类型是基于memoQ还是基于Trados 2007；
④ 设置分析内容，比如是否分析记忆库和语料库的重复；是否进行同质性分析，是否显示加权、是否包含锁定行，是否计算空格等；

同质性指文档/项目内部相似度，也就是memoQ会根据你的原文，预判你翻译结束后在记忆库中的匹配度。
⑤ 选择是否统计标签，如果统计，标签的权值是多少，如一个标签=多少个字符。
⑥ 设置完点击”计算”；
即可得到 ⑦ 详细的分析结果。

在分析结果中可以查看整个项目及项目中单个文件的统计信息，包括句段数、原文字数、原文字符数、比例等信息，还可以导出报告，将报告导出为HTML或CSV格式。

当然，你可以将统计结果导出，共享给其他用户。

这样，我们就完成字数统计啦！

7 添加译员和审校等项目人员

项目的资源准备好了之后，就可以问一下自己：”这个项目到底是谁做翻译和审校呢？”——没错，这时要把译员和审校加入到项目中。

前提：一定要保证用户已经有了memoQ server的账号哦！

添加项目人员，你可以：

Step 1：在 项目主页 -> 人员 -> 项目用户 -> 点击 ①”添加用户，弹出”添加用户至项目“弹窗；

Step 2：你想把谁加入到项目中，就可以在 ② 设置筛选条件，筛选用户；

Step 3：③ 勾选译员和审校 -> 点击 ④ “确定”，即可把用户添加进来啦！

如果这里没有想添加的用户，说明该用户目前还没有服务器账号哦！

这时，可以点击 ⑤”创建新用户”，去给译员和审校创建账号。！

Step 4：①查看译员和审校的语种 -> ② 选择是否为译员和审校提供许可证，设置完成后 -> 点击 ③ “应用”，即可把用户添加进来啦！

8 分配任务

添加完成用户后，即可分配任务给用户。

8.1 直接分配单个文档

项目经理可以：选中需要分配的任务 -> ① 选中需要分配的译员和审校，并设置截止日期后 -> 点击 ② “应用”，即可成功分配单个文档给译员。

8.2 批量分配任务给单独用户

Step 1：① 勾选需要分配的文档 -> 点击菜单栏中的 ② -> ③”分配”下拉菜单 -> 弹出 “分配选中文档给用户“的窗口；

Step 2：在 “分配选中文档给用户“窗口 -> 选择”为每个工作流步骤分配用户“ -> 在 “译员”工作流下 -> 选中更改已分配的译员“ -> 设置该翻译任务的截止日期 -> 勾选“单一用户” -> 选择需要分配的译员 -> 点击 “确定”。